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Wichtige Arbeitgeberpflicht am Jahresende: Hinweise und Mitwirkung bei der Urlaubserteilung

Nicht genommener (gesetzlicher) Urlaub verfällt am 31.12., und bis zum 31.3. des Folgejahres, wenn er krankheitsbedingt oder aus betrieblichen Gründen nicht angetreten werden kann, spätestens aber am 31.3. des darauffolgenden Jahres. Dies gilt, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer explizit dazu aufgefordert hat, seinen Urlaub zu nehmen und ihn darüber aufgeklärt hat, dass der Urlaub ansonsten verfällt.  Nur bei durchgängiger Krankheit vom Beginn des Urlaubsjahres bis zum 31.3. des zweiten auf das Urlaubsjahr folgenden Kalenderjahres sind die arbeitgeberseitigen Hinweise verzichtbar.

 

Offen geblieben war in der bisherigen Rechtsprechung des BAG aber noch die Frage, was für die Fälle gelten soll, in denen ein Arbeitnehmer so früh im Urlaubsjahr durchgehend arbeitsunfähig erkrankt, dass er seinen Urlaub auch bei Erfüllung der Hinweis- und Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers nicht vollständig hätte nehmen können. Diese Frage beantwortete das BAG mit Urteil v. 31.1.2023 (Urteil des Bundesarbeitsgerichts 9 AZR 107/20) dahingehend, dass nur solche Urlaubstage nicht 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres verfallen, die unter Berücksichtigung der tatsächlichen Möglichkeit des Arbeitgebers, seinen Hinweis- und Mitwirkungsobliegenheiten nachzukommen, bis zum Eintritt der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit hätten erfüllt werden können.

 

Demnach erlischt der Anspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaub im Rahmen des § 7 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) nur dann, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor in die Lage versetzt hat, seinen Urlaubsanspruch wahrzunehmen, und dieser den Urlaub dennoch aus freien Stücken nicht genommen hat.  Nur wenn der Arbeitgeber diese Mitwirkungspflicht erfüllt, kommen die Verfallsregelungen des § 7 Abs. 3 BUrlG zur Anwendung.

 

Handlungsbedarf für Arbeitgeber

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, ergibt sich Handlungsbedarf für Arbeitgeber: 

 

  • Arbeitgeber müssen ihren Arbeitnehmern die erforderlichen Hinweise zur Urlaubsnahme spätestens bis zum 8. Januar eines Kalenderjahres erteilen. Dies gilt auch bei Arbeitsunfähigkeit der Arbeitnehmer. 

 

  • Die Hinweise müssen folgende Informationen enthalten:

    • Höhe des Umfangs des Urlaubs in diesem Jahr (ggf. unter Berücksichtigung von Urlaubsübertragung aus dem Vorjahr und ggf. mit einer Unterscheidung zwischen gesetzlichem und vertraglichem Urlaub)

    • Eine förmliche Aufforderung an den Arbeitnehmer, seinen Urlaub zu nehmen, sowie eine klare und rechtzeitige Mitteilung,  dass der Urlaub mit Ablauf des Kalenderjahrs oder Übertragungszeitraums verfällt, wenn der Arbeitnehmer ihn nicht beantragt. 

 

Bei Fragen oder Beratungsbedarf zu diesem Thema steht Ihnen unser Arbeitsrechtsteam gerne zur Verfügung.

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